Artículo Más Información, 6 de diciembre
de 2023
LOCALEANDO - Jaime Villasana Dávila
Cada año entran y salen del servicio público municipal, estatal y federal miles de personas. Hay muchos motivos de esta rotación. Lamentablemente no hay encuestas del INEGI que lo especifiquen pero mi experiencia en este ámbito me dice que un buen porcentaje se debe a consideraciones políticas.
Esto último representa una tragedia nacional dado que siempre estamos perdiendo
talento y experiencia en el sector público, incrementando incertidumbre en
procesos internos, afectando la armonía laboral y pegándole a la calidad de los
servicios públicos.
Es todo un tema el anterior y ojalá algún día podamos más o menos tener un servicio civil de carrera aunque sea básico o en temas adicionales al electoral o servicio exterior, pero en este artículo me quiero enfocar en emitir algunas recomendaciones iniciales a servidores públicos que han sido recién nombrados. Las baso en mi experiencia de más de 25 años en el sector público, mucho más afuera que desde adentro, pero algo se me ha quedado.
Estas recomendaciones básicas las emito a propósito del inicio del nuevo gobierno estatal en Coahuila (mi estado natal) y, por consecuencia, de la llegada de numerosas personas nuevas a su servicio público. Aplican en mayor o menor medida en función del cargo a ocupar, de su posición en la jerarquía organizacional y de si se tiene o no experiencia previa en el servicio público. Sin más, aquí las describo.
1. REVISA NUEVAMENTE LO QUE TE ENTREGARON. Llevas pocos días en el cargo y continúas analizándolo y visualizando sus alcances pues no es lo mismo hacerlo en el periodo previo que ya sentado en la silla. Lee muy bien el marco legal que da sustento a tu puesto/entidad y las responsabilidades respectivas. No las minimices. En la parte operativa asegúrate de que los recursos materiales y humanos operan y corresponden a lo citado en el o los libros de entrega / recepción. En la parte presupuestal poco podrás hacer (por ahora) así que no gastes energía en ello y aprovecha lo mejor posible lo asignado. En la parte administrativa y que corresponde a la existencia de planes, programas, proyectos, programas presupuestarios (PP), Matrices de Indicadores para Resultados (MIR) y reportes, enfócate primero en lo cotidiano o lo urgente. Tan pronto puedas date tiempo para revisar los documentos referidos al mediano y largo plazo.
2. MANTÉN AL MISMO PERSONAL TANTO COMO SEA POSIBLE. Por más experiencia que tengas en el servicio público, cambiar de secretaría, dirección y departamento siempre tiene sus particularidades y sorpresas. No lo subestimes y menos si eres primerizo(a) en el servicio púbico. Por ello, si el cargo tiene bajo tu mando una o más personas de confianza mi recomendación es que no las cambies o despidas pues son quienes mantendrán la operación cotidiana de tu área mientras tu aprendes. Si luego de un tiempo observas que las personas son competentes mantenlas contigo. Sería muy injusto de tu parte mandarlas a otra área o, peor, despedirlas si son personal de confianza. Si son sindicalizados no puedes despedirlos, únicamente solicitar un cambio de personal y eso puede llevar tiempo. Sí tienes presiones por meter a personas de campaña en tu área trata de hacer los menos cambios posibles. Si los haces, asegúrate de que a quien colocas es competente y si de plano no es posible (peor de los escenarios), asígnales responsabilidades mínimas mientras aprenden. Si no tienes un compañero o subalternos competentes vas a tener problemas en tu desempeño y, en ocasiones, terminarás haciendo tú el trabajo de él/ella. Esto lo he visto infinidad de veces.
3. REVISA PROGRAMAS PRESUPUESTARIOS (PP) O REPORTES. Si ya tienes experiencia en el sector público ya sabes lo que es un PP. Si no, aquí un brevísimo resumen: son formatos donde se describe lo que el área hace (Actividades) con sus indicadores, programación de metas y (en ocasiones) su presupuesto. Si tu cargo es nivel medio o bajo tus Actividades estarán incluidas en el PP del área. Y si el área o tu departamento no tiene PP entonces seguramente hay formatos de reporte o informes sobre la operación. Revisa a detalle lo que sea que tengas y familiarízate con el contenido, dado que deberás reportar avances de tu área / departamento a final de mes o del trimestre ante la Secretaría / Dirección de Finanzas, Contraloría y/o Evaluación. Para completar estos formatos o reportes apóyate en el personal que tiene ya tiempo y que te recomendé no cambiaras o despidieras.
4. MONITOREA Y EVALÚA EL DESEMPEÑO SIEMPRE. Este ejercicio hay que llevarlo a cabo siempre y desde el primer día. Sin embargo, para que sea certero debes tener buenos indicadores ¿los tiene tu área o departamento? Estoy 90% seguro que se tienen pero su calidad o nivel será básico ¿los mantienes, los cambias? Al inicio te sugiero mantenerlos. Recuerda la importancia de familiarizarte con lo que hay. Conforme observas la operación haz los ajustes de indicadores que consideres necesarios, pero antes confirma si debes pedir o no autorización para cambiarlos. Usualmente hay que avisar al área / departamento de evaluación (o como se llame), quien es el que regula y monitorea el tema. No minimices el tema de los indicadores y el desempeño. Hazle caso a los reportes y actúa en consecuencia. Ahora que si quieres ser un servidor(a) público(a) más del montón ignora los resultados de los indicadores y nada de muertito. Obvio esto último no es lo recomendable. Te nombraron en ese puesto para dar resultados.
5. EJERCICIO DE PLANEACIÓN. Una vez que te hayas familiarizado más o menos con la operación de tu área y la parte documental (reportes, normas, programas presupuestarios), te sugiero lleves a cabo un ejercicio de planeación si eres el jefe o que recomiendes a tu jefe(a) hacerlo. Es imposible realizar dicho ejercicio sin este mínimo conocimiento previo porque ¿Qué vas a planear si no sabes de lo que vas a planear y la realidad del estado de las cosas?
6. TEMPORADA EN QUE TOMAS EL CARGO. No es lo mismo tomar un cargo al inicio del año, que a mitad o final de este. En la administración pública mexicana hay ciclos presupuestarios y operativos y el año fiscal va con el año natural. Pondré como caso Coahuila, cuyo nuevo gobierno recién inició el pasado 1 de diciembre. A estas alturas del año, los programas presupuestarios (PP), en los cuales se plasma lo que se hace en un año, ya están un 70-80% definidos y que es lo que cada año debes hacer sí o sí por así marcarlo la ley o reglamento. El restante se define antes de terminar el año. Incluso todavía en enero – febrero se están haciendo ajustes. Pues bien, quienes llegan al cargo en estos días encontrarán los PP ya casi terminados para el año siguiente, siempre y cuando tu antecesor fue una persona responsable. Siendo así, deberás dedicar todavía mucho tiempo para concluir los PP y concluir los procesos de planeación abiertos.
7. HUMILDAD Y SENTIDO COMÚN. Es muy fácil perder ambos atributos. Principalmente al inicio cuando se llega y se siente uno el “rey/reina del mundo” que puede cambiarlo todo. Pensar así es cometer tu primer error. Si ya tienes experiencia en el servicio público sabes de lo que hablo. Y si eres nuevo entonces analiza y observa lo que hacen tus colegas con experiencia y también escúchalos. Luego tomas tus decisiones. Nunca pierdas la humildad pues vas de paso, incluso ya vas de salida. Ese puesto no es tuyo. La ciudadanía te lo prestó (a ella le pertenece) y el gobierno en turno simplemente te lo facilitó. Deja que el sentido común te guíe. El poder y soberbia suelen querer eliminarlo siempre. Escucha y atiende a quienes no piensan como tú. No te ciegues y obsesiones con tu forma de pensar y el plan y programas de gobierno, pues ninguno es perfecto y con frecuencia hay que hacerles cambios. Recuérdalo todos los días: humildad y sentido común.
8. LOS PRINCIPIOS POR DELANTE SIEMPRE. En la administración pública hay muchísimas tentaciones no solo de dinero sino también de poder. Te ofrecerán propuestas tentadoras y vas a recibir muchas presiones que pondrán a prueba tus principios y por ello enfrentarás dilemas. De ti depende como procesar los ofrecimientos indebidos. Toda decisión sobre un caso de integridad o ética pública tiene consecuencias y hasta tu familia puede salir afectada. Además, hoy en día todo se sabe con mayor facilidad debido a la tecnología y redes sociales. Pide ayuda o consejos en situaciones delicadas. Siempre habrá personas buenas al lado tuyo aunque no lo parezca. Lo difícil es identificarlas. Los recursos que administras no son tuyos, son de la sociedad. Ellos van siempre primero, al igual que tu ciudad y estado. No olvides la vieja frase china: “dale el poder a una persona, y entonces la conocerás”. Tu tienes ahora el poder ¿cómo te conoceremos hoy, mañana, en cinco años?
Hasta aquí lo dejo por ahora. El mejor de los éxitos en tu nuevo cargo.
www.localeando.com Twitter: @jvillasanad
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